Załącznik nr 1do zezwoleniaDecyzja pozytywnanr 104187/2026
Może pracować od 18.10.2026 klient widzi to u siebie
Firma legalizacyjna
Wy prowadzicie sprawy. Pisma, terminy i teczki — system.
Sprawę zakładacie z kartoteki, system proponuje drogę, wypełnia pisma i pilnuje, do kiedy osoba może legalnie przebywać i pracować. Klient z platformy przekazuje Wam sprawę i widzi postęp u siebie.
Pisma z danych sprawy
Decyzja odczytana ze skanu
Status u klienta z Waszą nazwą
250
obywatelstw — dla każdego wiadomo, czy wystarczy oświadczenie, zezwolenie, czy najpierw wiza
12
krajów pochodzenia z wymaganiami po ich stronie: Filipiny, Nepal, Indie, Wietnam…
396
urzędów: 16 wojewódzkich i 380 urzędów pracy. Właściwy wskazuje system — po kodzie pocztowym pracodawcy
0
przepisywania z paszportu do wniosku
Nowy klient
Klient znajduje Was w katalogu. Umowy podpisujecie online.
Rekomendacja partnerska zamiast zimnego telefonu: relacja, umowa o współpracy i umowa powierzenia danych w jednym miejscu, podpisane zdalnie przez obie firmy.
2:14
Z katalogu do pierwszej sprawy
agencja znajduje biuro legalizacji w katalogu partnerów, relacja i umowy (współpraca, powierzenie) podpisane online kodem SMS
1
Rekomendacja w katalogu
Agencje, pracodawcy i domy opieki szukają firmy legalizacyjnej po usłudze i regionie. Widzą Wasz profil, opinie klientów i liczby z pracy w systemie — miejsc w katalogu nie sprzedajemy.
2
Umowy podpisane online
Umowa o współpracy ze stawkami z Waszego cennika i umowa powierzenia danych (art. 28 RODO) — z naszego wzoru albo z Waszą wersją wzoru. Podpisują zdalnie, kodem SMS, osoby reprezentujące obie firmy.
3
Sprawy spływają same
Od podpisu klient przekazuje Wam sprawy pracowników prosto z kartoteki: z danymi osoby, stanowiskiem i stawką z umowy. Bez maili z PESEL-ami.
Codzienność w biurze legalizacji
Gdzie dziś ucieka Wam czas — i skąd biorą się odmowy
Problem, który znacieJak rozwiązuje go HRmoniq
01Kara lub kontrola
„Karta pobytu kończy się przed decyzją o pracy, a ktoś zauważa to po fakcie.”
Oś legalności pobytu i pracy
Tor pobytu i tor pracy na jednej osi, razem z planowanymi krokami. Dzień, w którym praca przestaje być legalna, widać, zanim nadejdzie.
02Kara lub kontrola
„Wniosek wraca z wezwaniem, bo zabrakło umowy najmu albo zaświadczenia o niekaralności.”
Teczka do wniosku
Załączniki bieżącego kroku zestawione z kartoteką osoby: jest, wygasł, brak — i kto ma to dostarczyć, cudzoziemiec czy pracodawca.
03Pieniądze
„Obiecaliśmy klientowi termin, a wybrany wojewoda rozpatruje sprawy dwa razy dłużej.”
Czas urzędu z danych UdSC
Przy każdej sprawie średni czas i odsetek odmów właściwego wojewody. Termin decyzji liczy się od dnia złożenia, a zadania przesuwają się razem z nim.
04Pieniądze
„Decyzja przychodzi pocztą, a numer i daty ktoś przepisuje do arkusza.”
Decyzja ze skanu
AI czyta rodzaj pisma, numer, daty ważności i rozstrzygnięcie. Sprawdza też, czy pismo dotyczy tej osoby. Zatwierdzacie Wy, skan zostaje w aktach sprawy.
05Czas i nerwy
„Te same numery paszportów wklepujemy do pełnomocnictwa, oświadczenia i załącznika nr 1.”
Pisma z danych sprawy
Numer paszportu jest w kartotece osoby i tam zostaje. Pełnomocnictwo, oświadczenie podmiotu i załącznik nr 1 biorą go stamtąd, a dane firmy i urzędu z karty sprawy. Komplet do wniosku proces przygotowuje sam przed złożeniem, potwierdzenie przekazania po decyzji.
06Czas i nerwy
„Klient dzwoni trzeci raz w tygodniu: czy Davit może już pracować?”
Status u klienta
Klient na platformie widzi sprawę u siebie, także w telefonie: od kiedy osoba może pracować, co dalej i kto prowadzi. Decyzja trafia do karty pracownika i do jego grafiku.
Co system robi za Was
Od zlecenia do decyzji, krok po kroku
Każdy etap sprawy z tym, co robi system — i z miejscem, w którym decydujecie Wy.
Etap 1
Zlecenie
Sprawa zakłada się z tego, co już wiadomo.
Dane osoby, stanowisko i stawka z kartoteki i umowy klienta
Urząd wskazany po kodzie pocztowym pracodawcy
Braki dopytane u pracownika linkiem, u klienta zadaniem
Umowa z cudzoziemcem sama otwiera sprawę
Etap 2
Plan
System proponuje, Wy decydujecie.
Droga dobrana do obywatelstwa i miejsca pracy
Pierwszy dzień pracy, koszt, ryzyko przerwy
Oś legalności pobytu i pracy
Bez Waszego „tak” nic nie rusza
Etap 3
Wniosek
Papiery gotowe, zanim ktoś o nie zapyta.
Pisma do wniosku z danych sprawy
Teczka: jest, wygasł, brak
Zadania z terminem dla zespołu
Seria wniosków przez robota — pilotaż
Etap 4
Decyzja
Termin z danych, odczyt ze skanu.
Termin liczony od dnia złożenia
Ranking wojewodów z danych UdSC
Skan decyzji czytany przez AI
Kontrola, czy pismo dotyczy tej osoby
Etap 5
U klienta
Wynik tam, gdzie jest potrzebny.
Status sprawy u klienta, w telefonie
„Kto prowadzi” — Wasza nazwa
Decyzja w karcie pracownika i w grafiku
Potwierdzenie przekazania po decyzji
Jedno miejsce
Wszyscy klienci w jednym portfelu. Daty pilnuje system.
Sprawy od wszystkich klientów spływają do Was w jedno miejsce. System liczy terminy, przydziela zadania i sam dopytuje o to, czego brakuje.
Jeden portfel, wszyscy klienci
Sprawy od agencji, pracodawców i domów opieki w jednej tablicy: co po terminie, co w tym tygodniu, co czeka na Wasze „tak”. Sprawy od klientów z platformy przychodzą same, z danymi.
Daty i zadania pilnuje system
Termin złożenia, spodziewana decyzja, koniec pobytu. Każdy krok sprawy to zadanie z formularzem i terminem — a gdy przyjdzie decyzja, od razu zadanie, żeby ją wpisać.
Prośba o dane bez logowania
Pracownik dostaje link mailem albo SMS-em i uzupełnia formularz w swoim języku. Klient — zadanie w swoim panelu. Odpowiedź trafia prosto do kartoteki i do sprawy.
Portal praca.gov.pl jednym QR
Robot loguje się Waszym kontem przez mObywatel, składa serię wniosków i co rano odczytuje ich stan. To funkcja w pilotażu — wdrażamy ją z pierwszymi biurami.
Kontakt z klientem i pracownikiem
E-mail i SMS z szablonów, w języku osoby. Kody SMS do podpisu dokumentów wychodzą same, a odpowiedź z formularza wraca prosto do sprawy.
Biuro demo „Legalis Granica” i jego klient Lipowa Logistyka. Dane fikcyjne, przebiegi prawdziwe: sprawa zlecona przez klienta z dopytaniem pracownika, decyzja ze skanu. Seria wniosków przez robota to pilotaż — pokazany na makiecie naszych ekranów.
1:58
Klient zleca, biuro zatwierdza
dane z kartoteki i umowy klienta, adres dopytany u pracownika linkiem bez logowania, plan i pisma
0:55
Skan z urzędu odczytany przez AI
numer, daty i rozstrzygnięcie z pisma — zatwierdzacie Wy, plan przelicza się sam
1:02
Seria wniosków i pisma — pilotaż
jedno logowanie mObywatelem na serię, statusy z portalu co rano, wniosek o PESEL wypełniony z danych sprawy
Zajrzyjcie do środka
Tak wygląda sprawa w Waszym biurze
Ekrany z systemu na danych przykładowego biura legalizacji i jego klienta. Kliknij, żeby powiększyć.
app.hrmoniq.pl / legalizacja
Portfel spraw
Najpilniejsze sprawy na górze — także w telefonie
Kafle pokazują to, co wymaga akcji: terminy po czasie, obowiązki w ciągu 7 dni, plany czekające na Wasze „tak”, sprawy zatrzymane. Pod nimi każda sprawa klientów z najsłabszym punktem i urzędem.
Zablokowane na górze, z powodem
Filtry po stanie i urzędzie
Te same kafle w telefonie case managera
app.hrmoniq.pl / legalizacja / sprawa
Droga do wyboru
System proponuje drogę i mówi, dlaczego
Sprawa zakłada się z kartoteki: osoba, pracodawca i urząd wskazany po jego kodzie pocztowym. Planer pokazuje drogi z pierwszym dniem legalnej pracy, kosztem i tym, czego nie dało się sprawdzić.
Zamknięte drogi z podstawą prawną
Pierwszy dzień pracy i koszt każdej drogi
Bez Waszego zatwierdzenia nic nie rusza
app.hrmoniq.pl / legalizacja / sprawa / dokumenty
Pisma i oś legalności
Pisma gotowe przed złożeniem, termin pobytu na osi
Po zatwierdzeniu drogi proces sam przygotowuje pisma do wniosku z danych sprawy. Nad nimi oś legalności pobytu i pracy: widać dzień, w którym praca przestałaby być legalna.
Pełnomocnictwo, oświadczenie podmiotu, załącznik
Komplet załączników i opłat do wniosku
Pobyt i praca na jednej osi
app.hrmoniq.pl / legalizacja / sprawa
Decyzja ze skanu
AI czyta decyzję, Wy zatwierdzacie
Wgrywacie pismo z urzędu. AI odczytuje rodzaj, numer, daty ważności i rozstrzygnięcie, a do tego sprawdza, czy pismo dotyczy tej osoby i tego kroku.
Ostrzeżenie przy innym paszporcie albo innym kroku
Skan zostaje w aktach sprawy
Decyzja przesuwa plan i terminy zadań
app.hrmoniq.pl / legalizacja / ranking
Czas urzędów
Zanim obiecacie termin, wiecie ile czasu podejmuje decyzję ten urząd
Ranking wojewodów z danych Urzędu do Spraw Cudzoziemców: średni czas, odsetek decyzji pozytywnych i spraw bez rozpoznania. Po przetworzeniu własnych 8 spraw system liczy wg waszych wyników.
16 wojewodów, dane UdSC
Termin decyzji liczony od dnia złożenia
Ten sam czas na karcie każdej sprawy
Klient pyta: „co ze sprawą?” Odpowiedź ma już u siebie.
Gdy klient jest na platformie, przekazuje Wam sprawę z kartoteki i patrzy na jej postęp w swoim systemie. Bez maili z PESEL-ami i bez raportu w piątek.
Współpraca z klientem
Klient przekazuje sprawę. Wy prowadzicie.
Klient ma już dane pracownika w swojej kartotece. Zamiast wysyłać skany mailem, przekazuje Wam sprawę w systemie — i widzi u siebie każdy jej krok.
2:17
Klient przekazuje sprawę, Wy prowadzicie
sprawa przechodzi od klienta do biura legalizacji z kompletem danych, a klient widzi postęp u siebie
1
Klient przekazuje sprawę
Na karcie sprawy wybiera „Przekaż firmie legalizacyjnej” i wskazuje Wasze biuro. Formularz od razu pokazuje, co system wie — paszport, stanowisko i stawka z umowy — a o co trzeba będzie dopytać.
2
Braki dopytuje system
Pracownik dostaje link mailem albo SMS-em i uzupełnia dane w swoim języku, bez konta i logowania. Klient dostaje zadanie z formularzem w swoim panelu. Nikt nie przepisuje odpowiedzi.
3
Wy prowadzicie
Sprawa ląduje w Waszym portfelu z kompletem danych. Zatwierdzacie drogę, proces przygotowuje pisma, zadania pilnują terminów.
4
Klient widzi postęp
U siebie, także w telefonie: od kiedy osoba może pracować, następny krok i kto prowadzi sprawę. Sprawę można też oddać z powrotem.
app.hrmoniq.pl / osoba / legalizacja
U klienta
Ta sama sprawa w systemie klienta — z Waszą nazwą
Kierownik klienta widzi sprawę swojego pracownika u siebie, także w telefonie. Decyzja, która wraca do sprawy, trafia do karty pracownika i do jego grafiku.
Arkusz, mail i Word kontra jedna sprawa w systemie
Arkusz + mail + Word
HRmoniq
Dane do wniosku
przepisane z paszportu
z kartoteki osoby i pracodawcy
Braki w danych
telefon, mail, czekanie
link z formularzem, bez logowania
Właściwy urząd
szukany ręcznie
wskazany po kodzie pocztowym
Wybór drogi
doświadczenie jednej osoby
do trzech dróg z datą pracy i kosztem
Pisma
Word i kopiuj-wklej
z danych sprawy, bez kopiowania
Decyzja z urzędu
przepisana do arkusza
odczytana ze skanu, zatwierdzona
Status dla klienta
mail w piątek
u niego w systemie, od razu
Zmiana przepisów
nowa checklista
nowa wersja procedury
Partner legalizacyjny platformy
Pierwsze biuro legalizacji na platformie dostaje najwięcej
Procedury i pisma z Waszą pieczęcią
Pakiet przepisów PL (procedury oparte na 143 cytatach z ustaw, macierz 250 obywatelstw) i wzory pism czekają na weryfikację prawnika. Biuro partnerskie weryfikuje, a jego nazwa stoi przy procedurze.
W katalogu u klientów platformy
Agencje, pracodawcy i domy opieki szukają partnera w katalogu i nawiązują relację. Sprawę przekazują Wam z kartoteki, bez maili z PESEL-ami.
Zmiana prawa to nowa wersja, nie szkolenie
Procedury są danymi. Stare sprawy kończą się w starej wersji, nowe idą nową — zespół nie uczy się wszystkiego od zera.
Pytania
Co chcecie wiedzieć przed startem
Czy HRmoniq nie jest naszą konkurencją?
Nie. Jesteśmy spółką technologiczną i nie prowadzimy legalizacji. Narzędzia dla biur legalizacji i dla agencji z własnym działem legalizacji to ten sam silnik w dwóch rolach: Wy obsługujecie klientów, którzy wolą zlecić sprawę, niż budować dział.
Czy system ma zastąpić naszych specjalistów?
Nie. System robi powtarzalną część: zbiera dane, wypełnia wzory, pilnuje terminów. Wybór drogi, ocena ryzyka odmowy, braki w teczce i zatwierdzenie odczytu decyzji zostają przy Was — bez Waszego kliknięcia sprawa nie idzie dalej.
Kto odpowiada za treść pism?
Wy. System wstawia dane sprawy do wzorów pism, a ostateczna weryfikacja merytoryczna należy do Waszego zespołu. Wzory i pakiet procedur czekają na weryfikację prawnika — to dokładnie rola, którą może objąć biuro partnerskie.
Czy system sam składa wnioski w urzędzie?
Jeszcze nie na co dzień. Robot dla praca.gov.pl — jedno logowanie QR w mObywatelu, potem szkic albo złożenie i odczyt stanu sprawy — jest w pilotażu. Wnioski pobytowe składacie tak jak dziś; system przygotowuje dane, pisma i teczkę.
Pracownik nie ma konta w systemie — jak poda brakujące dane?
Z karty sprawy wysyłacie prośbę. Pracownik dostaje link mailem albo SMS-em (z kontaktów w jego kartotece), otwiera formularz w swoim języku — polskim, angielskim, ukraińskim, rosyjskim albo hiszpańskim — i widzi to, co już wiemy. Link działa raz i przez 7 dni. Odpowiedź trafia do kartoteki i do sprawy.
Nasi klienci nie są na platformie — co wtedy?
Sprawy prowadzicie u siebie dokładnie tak samo: kartoteka, droga, pisma, terminy. Klient może dołączyć bez opłat za relację i przyjmowanie zleceń — wtedy przekazuje Wam sprawy i widzi postęp u siebie. Podglądu dla klienta bez konta jeszcze nie ma.
Co z danymi osobowymi cudzoziemców?
Zakres dostępu klienta i Waszego biura do danych osoby ustawia relacja między firmami. Widzicie to, czego potrzeba do sprawy, a dokumenty nie krążą mailem. Szczegóły w umowie powierzenia i na stronie bezpieczeństwa.
Pokażemy to na Waszej sprawie.
Umów demo — założymy sprawę z kartoteki, wybierzemy drogę i wygenerujemy pisma na żywo.
