Legalizacja na autopilocie, limit 18/36 pod strażą i godziny, których klient nie podważy. System budowany przez ludzi, którzy prowadzili agencyjny front, a nie tylko o nim czytali.
Agencja Tempo i jej klient Lipowa Logistyka na żywym systemie: zamówienie, strażnik 18/36, decyzja ze skanu, godziny u klienta, zestawienie i zamknięty miesiąc płac. Dane fikcyjne, ekrany prawdziwe.
Najpierw to, za co grozi kara. Potem to, co kosztuje pieniądze. Na końcu to, co kosztuje czas — w tej kolejności rozmawiamy i w tej kolejności wdrażamy.
„Jeden specjalista wyklikuje wnioski na praca.gov.pl całymi dniami. Jedna literówka i pracownik pracuje nielegalnie — na nasz rachunek.”
System wypełnia wnioski legalizacyjne danymi z kartoteki i zapisuje je do złożenia — operator autoryzuje. Operator loguje się raz z rana skanem QR w mObywatelu, a sesja starcza na cały dzień składania. Każde złożenie ma numer sprawy i zapis przebiegu.
Zobacz, jak to działa„Pracownik wrócił do tego samego zakładu przez inną umowę i licznik 18 miesięcy zginął w Excelu koordynatora.”
Jeden profil człowieka = jeden licznik, niezależnie od liczby umów. Alerty na 6, 3 i 1 miesiąc przed limitem, raport ryzyka dla zarządu i klienta, blokada w bramce przydziału.
Zobacz, jak to działa„Człowiek poszedł na halę w poniedziałek, a badania i BHP dorobiliśmy w czwartek. Inspektor widzi to w datach.”
Umowa nie wejdzie w życie bez ważnych badań, szkolenia BHP, wymagań stanowiska i uprawnienia cudzoziemca do pracy — okno aktywacji pokazuje, czego brakuje. Nocny przegląd wygasza to, co straciło ważność, i przypomina kadrom przed terminem, także o osobach bez grafiku.
Zobacz, jak to działa„Koniec miesiąca: trzy dni zbierania godzin z hal, a potem klient kwestionuje 3% pozycji i wstrzymuje płatność całej faktury.”
Terminale i odbicia współdzielone przez relację agencja ⇄ klient. Pod każdym dniem ewidencji pasek: zielony, gdy odbicie zgadza się z planem, czerwony, gdy go brak — licznik „do wyjaśnienia” mówi koordynatorowi, co poprawić. Oryginał każdej korekty zostaje jako dowód, a zestawienie kontrolne czeka na akceptację klienta w jego panelu, zanim wystawicie fakturę.
Zobacz, jak to działa„Ktoś poprawił godziny dwa dni po wysłaniu danych do płac i mamy rozjazd z księgowością, którego nikt nie umie wytłumaczyć.”
Zamknięcie miesiąca płac zakłada kłódkę na ewidencję i grafik. Zmiana po eksporcie to storno i świeże naliczenie z własnym numerem, a plik do Waszego programu płacowego idzie z PESEL-ami, składnikami i potrąceniami, które pracownik widzi na pasku w telefonie.
Zobacz, jak to działa„Rano brakuje 15% ludzi na stawieniu. Koordynator dzwoni, klient nalicza kary umowne.”
Pracownik deklaruje dostępność w aplikacji, przed planowaniem miesiąc się zamyka — „to zadeklarowałeś, to planujemy". Nieobecność jednym wpisem uruchamia przepływ zastępstwa, a powody zbierają się jako dane pod przyszłe SLA.
„Kwatery, łóżka, koszty i potrącenia prowadzimy w zeszycie obok systemu.”
Pokoje i miejsca jak łóżka w placówce: kto, od kiedy, za ile. Naliczenie kwatery staje się potrąceniem ze zgodą z Kodeksu pracy, a zaliczka dla pracownika — plikiem przelewów do banku.
Zobacz, jak to działa„Setki umów i oświadczeń miesięcznie, a podpisy gonimy po kwaterach z drukarką w bagażniku.”
Dokumenty generują się partiami z szablonów, pracownik podpisuje kodem SMS bez konta i bez drukarki — w swoim języku. Skan z kodem QR wraca do teczki sam.
Fikcyjna agencja „Tempo” i jej klient „Lipowa Logistyka”. Dane wymyślone, ekrany prawdziwe: zamówienie klienta, strażnik 18/36 przy zgłoszeniu, decyzja ze skanu, godziny u klienta, akceptacja zestawienia, zamknięty miesiąc płac — i reszta operacji: terminy badań, podpis w telefonie, CRM.
Dział, stanowisko, od kiedy i na ile dni — kogo przedłużyć z tych, którzy już pracują, i ilu nowych. Zamówienie trafia do Waszej agencji.
W telefonie: Koordynator odpowiada z telefonu — Przedłużam, odmawiam z powodem albo zgłaszam osobę — klient widzi odpowiedź od razu
app.hrmoniq.pl / zamówienia obsady
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Osoba, której limit u tego klienta skończy się przed końcem zlecenia, nie przejdzie — system mówi, do kiedy może pracować.
app.hrmoniq.pl / zamówienia dla agencji
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Wgrywacie pismo z urzędu — AI czyta rodzaj, numer, daty i rozstrzygnięcie, sprawdza, czy dotyczy tej osoby. Człowiek zatwierdza, sprawa idzie dalej.
app.hrmoniq.pl / legalizacja / skan z urzędu
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Ewidencja klienta obok grafiku, dni do wyjaśnienia i odbicia z terminali — tylko Wasi ludzie, zanim wyślecie zestawienie.
W telefonie: Odbicie z telefonu — Wejście i wyjście jednym przesunięciem — z godziną i potwierdzeniem
app.hrmoniq.pl / godziny u klientów
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Godziny agencji obok ewidencji klienta, różnice wiersz po wierszu — akceptuje albo pisze, z czym się nie zgadza.
app.hrmoniq.pl / zestawienia od agencji
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Zatwierdzone rozliczenia, eksport do programu płacowego i kłódka — rozliczeń tego miesiąca nie da się już zmienić po cichu.
app.hrmoniq.pl / kadry i płace / rozliczenie zespołu
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Alert przed końcem ważności, blokada po terminie — w kartotece, nie w kalendarzu kadrowej.
W telefonie: Podpisane — Podpisany PDF od razu u pracownika i w teczce firmy
app.hrmoniq.pl / pracownik / kwalifikacje
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Etap, szansa, następny krok z datą, oferta i wszystkie rozmowy przy jednej sprawie. Stan liczy się z tego, co zapisane.
app.hrmoniq.pl / crm / sprawy / karta
Kliknij ekran, żeby powiększyć
Każdy krok zasila następny. Dane z zamówienia stają się obsadą, obsada grafikiem, odbicia zestawieniem — a zestawienie fakturą.
Chaos między pierwszym a dziesiątym dniem miesiąca idzie w jednej kolejności: ewidencja, akceptacja klienta, naliczenia, zamknięcie, eksport. Po kłódce nikt nie zmieni godzin po cichu — korekta to storno z własnym numerem.
Automat zbiera dane z kartoteki pracownika i sam wypełnia wnioski w portalu urzędowym. Gdy zmieniają się przepisy, aktualizujemy procedurę u nas — Wasze biuro legalizacji nie zaczyna od zera. Fakt uprawnienia z zakresem — ten pracodawca, to stanowisko, do tej daty — pilnuje grafiku: nikt bez ważnych papierów nie wejdzie na zmianę.
Zobacz automat urzędowyOd zlecenia po kontrolę — pod każdym etapem leży to, co w nim robi robotę. Włączacie etapami; reszta czeka bez drugiego wdrożenia.
Nie zastępujemy programu płacowego. Zastępujemy wszystko, co dziś dzieje się przed nim — w arkuszach, mailach i głowach koordynatorów.
| Excel + telefony | ATS + program płacowy | HRmoniq | |
|---|---|---|---|
| Wnioski legalizacyjne składa | specjalista, ręcznie | specjalista, ręcznie | automat, operator autoryzuje |
| Limit 18/36 liczony po wszystkich umowach i agencjach | |||
| Godziny widoczne u klienta w tym samym systemie | |||
| Nielegalny przydział zatrzymany przed publikacją grafiku | ostrzeżenie | ||
| Umowa podpisana bez drukarki, w języku pracownika | z opłatą za podpis | ||
| Kwatery, zaliczki i potrącenia w tym samym miejscu | |||
| Klient zamawia ludzi z własnego grafiku, koordynator odpowiada z telefonu | |||
| Zamknięty miesiąc blokuje zmiany godzin po eksporcie do płac | tylko w płacach | ||
| Papierowe umowy ze skanów trafiają do teczek same | |||
| Naliczenia płac | program płacowy | program płacowy | Wasz program płacowy — wymiana danych w obie strony |
Telegram, Viber, SMS i e-mail — system pisze do pracownika w jego języku, ze statusem doręczenia i eskalacją kanałów.
Grafik, dokumenty do podpisu, dyspozycyjność i wiadomości w telefonie — koordynator przestaje być infolinią.
Własne terminale przy bramie klienta i odbicia telefonem, także offline — godziny nie rozjeżdżają się z fakturą.
Zapotrzebowanie trafia na marketplace, który widzą rekruterzy na platformie; kandydat wraca z przekazaniem ze śladem, na warunkach ustalonych między Wami. Nikt nie widzi Waszej bazy, Wy nie widzicie ich — do chwili przekazania.
Roczna informacja dla marszałka składa się z danych, które system i tak ma — bez tygodnia zbierania liczb w styczniu.
Trasy busów z kwater i grafiku, odbicie przy wsiadaniu — no-show widoczny o 5:40, koszt per klient i osoba, potrącenie ze zgodą.
Trzy szafy teczek z poprzedniego systemu? Wrzucacie stos skanów wielu osób, AI rozpoznaje kod QR albo czyta dokument, układa plan importu — umowy i teczki powstają w systemie, Wy zatwierdzacie.
Zamawia ludzi z własnego grafiku, widzi osoby „z agencji” pod kreską, teczkę pracownika tylko do odczytu (badania, uprawnienia, 18/36) i zestawienie godzin do akceptacji — bez maili z PESEL-ami.
Wpisujesz NIP, a karta klienta wypełnia się z GUS, KRS i białej listy VAT; AI pisze „Kim są” ze strony firmy, karta rozmowy podaje fakty przed telefonem. Lejek i skrzynka zapytań w tym samym systemie co obsady.
Ogłoszenie powstaje z wymagań stanowiska u klienta (orzeczenie, polski A2, mile widziane UDT), kandydaci na tablicy etapów, AI czyta CV, a zatrudniony przechodzi do kartoteki bez przepisywania.
Zgoda pracownika na potrącenie jest w systemie, zajęcie komornicze liczy kwotę wolną od szacowanego netto i pilnuje spłat, zaliczka wraca jako potrącenie przy wypłacie — do pliku do płac idą tylko potrącenia z podstawą.
Brakuje numeru paszportu albo adresu do wniosku? Pracownik dostaje link e-mailem lub SMS-em, wypełnia formularz w telefonie bez konta i hasła, a dane trafiają do kartoteki i do sprawy. Link wygasa po użyciu.
Kto legalizuje szybciej, ten bierze kontrakt. Kto ma godziny udowodnione, ten dostaje przelew na czas. Reszta to koszt, który system zdejmuje z Waszych ludzi.
Zobacz cennik dla agencjiNie po to, żeby go zastąpić. Program płacowy nalicza wynagrodzenia i podatki — i tak zostaje. HRmoniq prowadzi całą operację przed naliczeniem: zamówienia, obsady, grafiki, legalizację, godziny i rozliczenia z klientami. Do programu płacowego wysyłamy gotowe składniki, godziny i potrącenia, a odbieramy paski.
Rdzeń jest ten sam dla 50 i 5 000 osób w obsłudze; cena liczy się od pracownika aktywnego w miesiącu, więc sezonowość nie boli. Progi rabatowe są jawne w cenniku, a kartoteki i import historii nie kosztują.
Tak — relacja z klientem działa też wtedy, gdy on tylko odbiera zestawienia. Gdy klient dołącza do platformy, obie strony patrzą na te same odbicia z terminali, a spory o pozycje faktury znikają, bo nie ma dwóch arkuszy.
Procedura automatu urzędowego jest naszym zadaniem: aktualizujemy ją u siebie, a Wasze biuro legalizacji pracuje dalej na tym samym ekranie. To ta przewaga, która w tej branży decyduje o marży — kto legalizuje szybciej, ten bierze kontrakt.
Nie. Role są rozdzielone: kierownik zmiany i koordynator na roli Kierownik widzą grafik, obecność i zadania swoich ludzi, ale nie umowy, kwoty ani dane legalizacyjne. Pieniądze i teczki ma Menedżer HR i Specjalista ds. kadr i płac. Każdy zapis ma dziennik zmian — wiadomo, kto, co i kiedy.
Pracowników wczytujecie z arkusza (dopasowanie kolumn, duplikaty wyłapane przed zapisem), a papierowe umowy wrzucacie stosem do skrzynki skanów — AI rozpoznaje osoby i dokumenty, Wy zatwierdzacie plan. Konwersję z poprzedniego systemu robimy też jako usługę. Pierwszego dnia koordynatorzy dostają grafik i obecność w telefonie, kadry resztę — bez drugiego wdrożenia.
Umów prezentację na przykładzie Waszych zleceń — pokażemy drogę od zamówienia klienta do rozliczonej faktury.
